عند التجهيز للاعتماد، ينشغل أصحاب المراكز عادةً بالسياسات والتراخيص والمعدات، وينسون خطوة تتأخر فيها كثير من المنشآت: تسجيل أعضاء المهن الطبية لدى الهيئة. وهي خطوة لا تحتاج إلى تدخل الإدارة وحدها، بل إلى تعاون الأطباء والتمريض وبقية الفريق في تجميع بياناتهم ومستنداتهم. في هذا المقال نشرح ما هذا التسجيل، ولماذا تطلبه الهيئة، وما خطواته وأهم نقاطه الزمنية، وكيف تتجنب التأخير. وللصورة الكاملة عن رحلة الاعتماد، ارجع إلى دليل اعتماد GAHAR للمراكز الطبية (رابط: P).
الإجابة السريعة
تسجيل أعضاء المهن الطبية برنامج تديره الهيئة العامة للاعتماد والرقابة الصحية (GAHAR) للتأكد من أن المنشأة لديها الحد الأدنى من العاملين المؤهلين في كل فئة لتغطية خدماتها، وأن تصنيفهم يتم بحسب مؤهلاتهم. ويبدأ التسجيل بعد قبول الهيئة لاستمارة طلب الاعتماد أو تجديده، وذلك بالحصول على نموذج التسجيل من الإدارة العامة لاعتماد وتسجيل المهن الطبية. والمطلوب بحسب إجراءات الهيئة تسجيل 30% على الأقل من أعضاء المهن الطبية قبل زيارة التقييم، واستكمال الباقي خلال ثلاثة أشهر.
لماذا تطلب الهيئة تسجيل العاملين؟
تعتمد جودة الخدمة الصحية على كفاءة من يقدمها. ولذلك تتحقق الهيئة من أن مؤهلات العاملين وخبراتهم تتناسب مع نطاق الخدمات التي تقدمها المنشأة. ويحقق التسجيل ثلاث فوائد:
- التأكد من كفاية العدد: فلا يكفي أن يكون لديك قسم للأسنان مثلاً دون عدد كافٍ من المؤهلين لتغطية ساعات العمل.
- التصنيف المهني: فيُصنَّف كل عضو بحسب مؤهله وخبرته، وهو ما يحدد نطاق ما يؤديه داخل المنشأة.
- رفع جودة الخدمة بمطابقة المؤهلات بنطاق الخدمات المسجلة أو المعتمدة.
وهذا التسجيل يرتبط بمتطلبات الاعتماد الأساسية، لذلك يعامل المقيّمون عدم استكماله بجدية.
من الذي يجب تسجيله؟
يشمل البرنامج أعضاء المهن الطبية العاملين بالمنشأة من الفئات المختلفة، كالأطباء والتمريض والصيادلة والفنيين وغيرهم. والقائمة الكاملة بالفئات المشمولة تتضمنها استمارة الهيئة، فاطلب منها نموذج التسجيل وراجعه قبل تجميع البيانات.
خطوات التسجيل
- قدّم طلب اعتماد المنشأة أو تجديده. فنموذج تسجيل المهن الطبية لا يُتاح إلا بعد قبول استمارة طلب الاعتماد أو تجديد الاعتماد من الإدارة العامة لاعتماد وتسجيل المنشآت.
- اطلب نموذج التسجيل. يُتاح النموذج بالتواصل مع الإدارة العامة لاعتماد وتسجيل المهن الطبية عبر البريد الإلكتروني الذي تعلنه الهيئة: HCP.gahar@gahar.gov.eg
- اجمع بيانات الفريق ومستنداته. وهي أهم مرحلة وأكثرها استهلاكاً للوقت (انظر القسم التالي).
- املأ النموذج بدقة وسلّمه للهيئة. وتأكد من تطابق البيانات مع المستندات.
- سجّل 30% على الأقل قبل الزيارة، ثم استكمل بقية الفريق خلال ثلاثة أشهر.
- حدّث بياناتك دورياً. فالفريق يتغير، وانضمام موظف جديد أو مغادرة آخر يستلزم تحديث السجل لدى الهيئة.
ما المستندات المطلوبة؟
القائمة الرسمية المعتمدة هي التي تتسلمها من الهيئة مع النموذج، لكن من المتوقع أن يتضمن ملف كل عضو ما يثبت:
- الهوية الشخصية.
- المؤهل العلمي والتخصص.
- ترخيص مزاولة المهنة ساري المفعول.
- الخبرة العملية وما يؤكد عمل الشخص بالمنشأة.
ولتفادي التأخير، جهّز ملفاً ورقياً أو رقمياً لكل عضو في الفريق من الآن، وراجع صلاحية التراخيص وتواريخ انتهائها.
جدول زمني عملي (توصية)
هذا الجدول اجتهاد عملي وليس قاعدة من الهيئة:
| المرحلة | ما يجب إنجازه |
| قبل التقديم بشهر | جمع بيانات الفريق ومراجعة التراخيص |
| عند قبول طلب الاعتماد | طلب نموذج التسجيل من الهيئة |
| خلال أسبوعين من تسلم النموذج | ملء النموذج وتسليم أول دفعة تتجاوز 30% من الفريق |
| قبل الزيارة | مراجعة اكتمال التسجيل وتحديث أي تغييرات |
| بعد الزيارة بثلاثة أشهر كحد أقصى | استكمال تسجيل بقية الفريق |
من يتولى هذه المهمة داخل المركز؟
يحتاج الملف إلى متابعة يومية، وغالباً ما يتولاه مسؤول الجودة بالتنسيق مع شؤون العاملين. وللتعرف على دوره الكامل، اقرأ دور مسؤول الجودة في رحلة اعتماد GAHAR (رابط: 5.1). أما إذا كان مركزك صغيراً، فيمكن أن يتولاه المدير الإداري مع طبيب مسؤول.
وإذا كنت تدرّب فريقك في الوقت نفسه، فنسّق بين التسجيل والتدريب، وفي ذلك يساعدك مقال تدريب وتأهيل فريق العيادة لمتطلبات GAHAR (رابط: 5.2).
أخطاء شائعة
- تأجيل التسجيل إلى ما قبل الزيارة بأيام. وهو ما يؤدي غالباً إلى عدم بلوغ نسبة 30%.
- تقديم مستندات منتهية الصلاحية، كترخيص مزاولة مهنة لم يُجدَّد.
- عدم تطابق البيانات بين النموذج والمستندات.
- نسيان التحديث، فيبقى في السجل عاملون غادروا المنشأة، ولا يظهر القادمون الجدد.
- الاعتقاد بأن العاملين غير الدائمين لا يُسجَّلون، مع أن نطاق الخدمات هو ما يحدد من يجب تسجيله، فاسأل الهيئة عن حالة الأطباء الزائرين والمتعاقدين.
- إهمال الفرق بين فئات المهن، فلكل فئة مؤهلات وتصنيف مختلفان.
وللاستعداد العملي للاعتماد ولزيارة التقييم، يمكنك الرجوع إلى كيف تستعد لاعتماد GAHAR في مركزك الطبي؟ (رابط: 2.1).
أسئلة شائعة
متى أبدأ في تسجيل أعضاء المهن الطبية؟
يبدأ التسجيل الرسمي بعد قبول الهيئة لطلب الاعتماد. لكن يفضل أن تبدأ بتجميع البيانات والمستندات قبل ذلك بأسابيع.
كم نسبة العاملين التي يجب تسجيلها قبل الزيارة؟
بحسب إجراءات الهيئة، 30% على الأقل قبل الزيارة، واستكمال الباقي خلال ثلاثة أشهر.
كيف أحصل على نموذج التسجيل؟
بالتواصل مع الإدارة العامة لاعتماد وتسجيل المهن الطبية عبر البريد الإلكتروني: HCP.gahar@gahar.gov.eg، بعد قبول استمارة طلب الاعتماد أو تجديده.
هل يشمل التسجيل الأطباء الزائرين؟
يعتمد ذلك على نطاق الخدمات وطبيعة التعاقد، فاسأل الهيئة عند تسلم النموذج.
هل أُسجّل الفريق مرة أخرى عند تجديد الاعتماد؟
يرتبط النموذج بطلب الاعتماد أو تجديده، فتوقع أن تحدّث بيانات الفريق في كل دورة.
هل تحتاج إلى مساعدة في تجهيز مركزك لاعتماد GAHAR؟ احجز استشارة (رابط: صفحة خدمات Devok)
